Politique de confidentialité

Section 01Responsable du traitement

Le responsable du traitement est [NOM LÉGAL COMPLET], agissant sous le nom commercial Oenia Nexnet, [RUE ET NUMÉRO], 5660 Couvin, Belgique — ci-après « nous ».

Pour toute question relative à vos données : [email protected]. Compte tenu de la taille de notre structure, nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données ; le responsable du traitement répond directement.

Section 02Ce que couvre cette politique

Elle couvre le site oenia.eu et le suivi des demandes qui y sont envoyées, ainsi que les échanges qui en découlent avec notre équipe. Les données traitées dans nos logiciels (CrewHub, Nexnet…) sont décrites dans la politique de confidentialité propre à chacun. Pour un logiciel que nous développons ou hébergeons pour votre structure, c'est en principe vous qui décidez des données qu'il contient : nous agissons alors comme sous-traitant, dans le cadre prévu par le contrat.

Section 03Données collectées

Sans votre accord à la mesure d'audience, la simple consultation du site ne nous transmet aucune donnée personnelle, hormis les journaux techniques de l'hébergeur décrits en section 5. Nous ne vous demandons aucune donnée sensible : merci de ne pas en inscrire dans le champ libre.

Section 04Finalités et bases légales

Répondre à votre demande et préparer une démo ou un devis

Mesures précontractuelles prises à votre demande — article 6.1.b du RGPD.

Suivre la relation (relances, rendez-vous, historique des échanges)

Notre intérêt légitime à traiter sérieusement les demandes reçues et à ne pas vous demander deux fois la même chose — article 6.1.f. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.

Vous prévenir de l'ouverture d'un logiciel (liste d'attente)

Votre demande explicite d'inscription — article 6.1.b. Un seul message d'ouverture, puis plus rien sans nouvelle demande de votre part.

Savoir quels canaux nous amènent des demandes (site d'origine, paramètres de campagne)

Notre intérêt légitime à mesurer l'efficacité de notre présence en ligne, sans suivi entre sites — article 6.1.f. Seul le nom du site d'origine est conservé, jamais l'adresse complète de la page ; ces informations ne sont transmises qu'avec votre demande.

Mesurer la fréquentation du site (Google Analytics)

Votre consentement, donné dans le bandeau — article 6.1.a du RGPD et article 129 de la loi belge du 13 juin 2005. Vous pouvez le retirer à tout moment avec le lien « Gérer les cookies » en bas de page, sans conséquence sur votre utilisation du site.

Pré-remplir vos prochaines demandes (préférences)

Votre consentement, donné dans le bandeau — article 6.1.a du RGPD. Retirer votre accord supprime aussitôt le cookie de votre navigateur.

Protéger le formulaire contre les abus (adresse IP)

Notre intérêt légitime à la sécurité du service — article 6.1.f.

Exécuter un contrat et tenir notre comptabilité, si un projet se concrétise

Exécution du contrat (6.1.b) et obligations légales comptables et fiscales (6.1.c).

Nous n'envoyons pas de newsletter, ne faisons pas de profilage et ne prenons aucune décision automatisée à votre sujet.

Section 05Durées de conservation

• Demandes et échanges sans suite : trois ans au plus après notre dernier échange, puis suppression.
• Adresse IP d'envoi : effacée de la demande douze mois après sa réception.
• Clients : pendant la durée de la relation contractuelle, puis pendant les délais de prescription et la durée de conservation imposée par la législation comptable et fiscale belge pour les pièces qui en relèvent.
• Statistiques de fréquentation (Google Analytics) : quatorze mois, puis suppression automatique par Google ; les cookies _ga expirent après treize mois.
• Coordonnées retenues pour pré-remplir les formulaires : dans votre navigateur, six mois après votre dernière demande, ou jusqu'au retrait de votre accord.
• Journaux techniques de l'hébergeur (adresse IP, page demandée, navigateur) : selon la politique de l'hébergeur, pour la sécurité et le diagnostic, sans exploitation de notre part.

Une demande d'effacement de votre part (section 9) met fin à ces durées plus tôt, sauf obligation légale de conservation.

Section 06Qui accède à vos données

Vos demandes sont consultées uniquement par les membres de l'équipe Oenia Nexnet chargés d'y répondre, depuis un espace interne protégé par identifiant et mot de passe. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées.

Nos sous-traitants, liés par contrat et tenus aux mêmes obligations :

Nous pouvons aussi être tenus de communiquer des données à une autorité judiciaire ou administrative qui nous le demande légalement.

Section 07Transferts hors de l'Union européenne

Si vous acceptez la mesure d'audience, les données collectées par Google Analytics peuvent être traitées par Google LLC aux États-Unis. Google LLC est certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework), reconnu adéquat par la décision de la Commission européenne du 10 juillet 2023 ; à défaut, les clauses contractuelles types de la Commission s'appliquent. En dehors de ce cas, nous ne transférons pas vos données en dehors de l'Espace économique européen. Si cela devait changer, ce serait uniquement vers un pays reconnu adéquat par la Commission européenne ou avec les garanties prévues à l'article 46 du RGPD, et cette page serait mise à jour au préalable.

Section 08Sécurité

Le site est servi exclusivement en HTTPS. L'espace interne n'est accessible qu'à l'équipe, avec des mots de passe chiffrés de manière irréversible, une limitation des tentatives de connexion et des sessions qui expirent. L'accès à la base de données est réservé au serveur. Aucune mesure n'étant infaillible, nous vous informerons, ainsi que l'Autorité de protection des données, de toute violation de données susceptible de présenter un risque pour vous, dans les conditions prévues par le RGPD.

Section 09Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander :

• l'accès à vos données et une copie de celles-ci ;
• la rectification de données inexactes ;
• l'effacement de vos données ;
• la limitation de leur traitement ;
• la portabilité des données que vous nous avez fournies, dans un format courant ;
• et vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime.

Écrivez à [email protected] depuis l'adresse concernée. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe, auquel cas nous vous prévenons. Si nous avons un doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander de la confirmer.

Section 10Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, parlez-nous-en d'abord : nous corrigerons. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be — ou de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

Section 11Mineurs

Les formulaires du site s'adressent aux personnes qui représentent une structure ou qui s'intéressent à nos logiciels à titre personnel. Si vous avez moins de 16 ans, demandez à un parent ou à un tuteur de nous écrire avec vous.

Section 12Modifications

Nous mettrons cette politique à jour si nos traitements changent. La version et la date en tête de page sont alors modifiées, et le changement est consigné dans l'historique des versions. Si le changement affecte une demande en cours, nous vous en informons par e-mail.